活动策划公司教你如何规划活动经费
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做一场活动策划要多少钱？作为在广州活动策划行业摸爬滚打多年的老牌活动策划公司，希望我们的每一次的活动经验总结都希望能帮到你，而坐活动策划的费用是主办方都头痛的问题，经费多了怕公司不批，经费少了又怕活动效果差，今天我们就来谈谈如何做好活动经费的规划。
当要策划活动时，应在成本表上列出活动规划的预算，这样我们就可以清楚地知道哪些项目可以在不超出顶算的情况下添加进去。成本表也告诉你应如何使用资金，帮助你看到还有其他可选项目，并看看如何在不超出预算的情况下实施这些项目。例如，在你列出成本表、了解了预算的收支平衡点后，你可能会决定采用饭店所提供的简单蜡烛，而不是使用复杂精美的花饰，以便把省下来的钱用在鸡尾酒招待会上。你的目标是创造一个令人难忘的活动，并使开支不超过预算。你需要确保自己采取了所有可能的措施来达到这个目标。不要等到活动结束时才发现自己已经远远超出了预算。
第一件事是确定你能为活动预备多少钱，即使最小型的活动也必须有资金保证。你可能会发现你的资金还不足以举办一场活动。等待有足够资金再举办活动比活动开始后因资金不足而搁浅要好得多。如果资金没有问题，那么你必须提前决定能花多少钱，然后按照预算来策勉活动。预先对费用作粗路估算很有必要，因为通常先要获得上级部门对预算的批准，活动才能举办。一般来说，你可以从供应商那里获取你想购买的各种物品的书面报价，在初步预算得到批准后这些价格将会确定下来。下面是一个活动初步预算的样本，它包括以下主要费用：
邀请函
住宿
交通
会场租金
布置费用
食品饮料
装饰
音乐娱乐
发言人
舞台布里
灯光视听设备
特殊效果
摄影摄像师
礼品
保险
保安
劳务费
公关费用
工作人员的工资
各种杂费
制作一份详细的清单，暂且不计费用，把所有可能需要的东西都包括进去，然后用彩笔标出其中必须列人的项目。剩下的项目可以在初步预算确定之后有选择地补充进去。如果你的初步成本估算只包括了必有的项目，而总成本却超出了预算，那么你就应该懊重考虑是否进一步实施预定计划。如果初步估算远未超过预算，你就可以开始添加那些备选项目了。
由于每一次活动都有不同的内容，所以成本表没有固定的公式或模式。当你开始建立成本表时，应该从头到尾预想一下你的活动，并拟订一个大纲，然后再回头逐条填写所需资金。记住，所估算的费用一定要用书面形式表达出来，不要接受口头的东西。人员变动非常普遍—他们今天还在这里，明天就可能走了。你需要书面确认哪些项目包括在内，哪些不包括在内，并要求供应商们详细列出每个项目。即使是一些看似不重要的项目，也请他们给出具体详细的说明。
根据项目的添加和删除情况，不断地更新你的预算，并把这些文件存放在不同的档案里，给它们注明日期，编上号码(如，修订本1，修订本2)。你必须随时掌握预算的情况，以便对于应该包括哪些项目作出合理的决定。账单来的时候，要先核实一下再缴费。要确保你所支付的费用是双方已协定好的，不会出现让人感到意外的情况。适当调整你的成本表。每收到一张账单，把账单所示的实际费用记录在成本表上，与原先预测的数额进行对比。特别注意账单上有没有什么项目是经过口头批准、而且已经付费但却没有被记录下来的。
以上是广州睿阳活动策划公司为你总结的一个规划活动经费的方法，希望能帮你解决到活动策划费用的一些问题。
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