活动邀请函的格式及注意事项

    活动策划公司：活动邀请函是活动举办方邀请企业领导或知名人士、专家等参加某项活动时所发的请约性书信，在企业交流以及日常的各种社交活动中，这类书信使用广泛，在应用写作中邀请函是非常重要的，那么，活动邀请函的格式及注意事项有哪些？

活动邀请函的格式：
    在一般情况下，邀请有正式与非正式之分。非正式的邀请，通常是以口头形式来表现的，相对而言，它显得要随便一些。而正式的邀请，既讲究礼仪，又要设法使被邀请者备忘，故此它多采用书面的形式。

一、礼仪活动邀请函的含义
    活动邀请函又称活动邀请信、活动邀请书，是活动主办方（单位、团体或个人）邀请有关人员出席隆重的会议、典礼，参加某些重大活动时发出的礼仪性书面函件。
    凡精心安排、精心组织的大型活动与仪式，如宴会、舞会、纪念会、庆祝会、发布会、单位的开业仪式等等，只有采用活动邀请函邀请佳宾，才会被人视之为与其档次相称。活动邀请函有自己的基本内容、特点及写法上的一些要求。

二、活动邀请函的基本内容
    活动邀请函的基本内容包括活动的背景、目的和名称；主办单位和组织机构；活动的内容和形式；参加对象；活动的时间和地点、联络方式以及其他需要说明的事项；邀请内容根据实际情况填写。

三、活动邀请函的特点
    活动邀请函的特点体现在以下4个方面：
    1、礼貌性强。邀请事务使用邀请函表示礼貌。礼貌性是活动邀请函的最显著的特征和基本原则。这体现在内容的完全的赞美肯定和固定的礼貌用语的使用上，强调双方和谐友好的交往。
    2、感情诚挚。活动邀请函是为社交服务的专门文书，这使得它能够单纯地、充分地发散友好的感情信息，适宜于在特定的礼仪时机、场合，向礼仪对象表达专门诚挚的感情。
    3、语言简洁明了。活动邀请函是现实生活中常用的一种日常应用写作文种，要注意语言的简洁明了，看懂就行，文字不要太多太深奥。
    4、适用面广。活动邀请函使用于国际交往以及日常的各种社交活动中，而且适用于单位、企业、个人，范围非常广泛。

四、活动邀请函的结构与写法
    在应用写作中活动邀请函是非常重要的，尤其是社会交际空前广泛和重要的当代社会，写好它可以说至关重要。对活动邀请函的写法要注意格式和形式两个方面。首先是结构上写法类似公函。一般格式如下：

邀请函

尊敬的________________    

您好!
    ___________单位将于____年____月____日在_________地，举办_____________活动，特邀您参加，谢谢。

    活动邀请函的结构通常由标题、称谓、正文、敬语和落款五部分组成。
    标题：一般只写文种“邀请函”即可，字号比通常标题要略大一些。有时也可以加“事由” ，如“关于参加研讨会的邀请函”。有时还可包括个性化的活动主题标语，如“沟通无限中部六省城市信息化高级论坛邀请函”。
    称谓：是对邀请对象的称呼。要顶格写受邀单位名称或个人姓名，后加冒号。要写明对方姓名、职务、职称、学衔。也可以用“ 同志”、“经理”、“教授” 、“先生”、“女士”、“小姐”称呼。通常还要加上“尊敬的”之类定语。
    正文：是邀请函的主体。头可向被邀请人简单问候，位臵在称谓下一行，空两格。接着写明举办活动的缘由、目的、事项及要求，写明礼仪活动的日程安排、时间、地点，邀请对象以及邀请对象所做的工作等，并对被邀请方发出得体、诚挚的邀请。若附有票、券等物也应同邀请函一并送给邀请对象。有较为详细出席说明的，通常要另纸说明，避免邀请函写得过长。
    敬语：末尾一般要写常用的邀请惯用语。如“敬请光临”、“敬请参加”、“请届时出席”之类的敬语。有些邀请函可以用“此致敬礼”、“顺致节日问候”等敬语。
    落款：署上邀请单位名称或发函者个人名称，署上发函日期。邀请单位还应加盖公章，以示庄重。

    其次是形式上的要求。邀请函的形式要美观大方，不可用书信纸或单位的信函纸草草了 事，而应用红纸或特制的请柬填写。

五、写活动邀请函要注意的事项：
    1、“邀请函”三字是完整的文种名称，与公文中的“函”是两种不同的文种，因此不宜拆开写成“关于邀请出席×x活动的函”。
    2、被邀请者的姓名应写全，不应写绰号或别名。在两个姓名之间应该写上“暨”或“和”，不用顿号或逗号。网上或报刊上公开发布的邀请函，由于对象不确定，可省略称呼，或以“敬启者”统称。
    3、严格遵守写作格式，称谓、邀请事由、具体内容、活动时间、活动地点、相关事宜、联系方式、落款等是必不可少的部分，不能丢漏信息。
    4、邀请事项务必周详，使邀请对象可以有准备而来，也会使活动举办的个人或单位减少 一些意想不到的麻烦。
    5、邀请函须提前发送，使受邀方有足够的时问对各种事务进行统筹安排。 总之，活动邀请函属于社会生活使用文书，具有社会公关及礼仪功能。它不仅表示礼貌庄重，也有 凭证作用，要写得简明得体，准确文雅。

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